Die Europa-Park GmbH & Co Mack KG betreibt in Rust Deutschlands größtes Freizeitpark-Resort. Zum Standort gehören der Freizeitpark, eine Wassererlebniswelt und sieben Hotels. Besonders an der Struktur: Am selben Ort sind mehrere Unternehmen tätig, teilweise mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen, die alle ihre eigenen Umsatzströme erzeugen.
Entsprechend vielfältig ist die Zahlungslandschaft. Vor Ort bezahlen die Gäste bar, am EC-Terminal oder mit Gutscheinkarte. In den Onlinebuchungsstrecken kommen Kreditkarte, Apple Pay, Google Pay, PayPal, iDEAL und Bancontact hinzu. Insgesamt neun Zahlungsarten, verteilt über mehrere Unternehmen und Kanäle, laufen so täglich in der Abstimmung zusammen. Verantwortet wird sie vom Bereich Finanzen & Controlling, der heute mit ReconHub arbeitet.
Neun Zahlungsarten, mehrere Unternehmen, verschiedene Geschäftsbereiche: Was für die Gäste Komfort bedeutet, ist für Finanzen & Controlling eine anspruchsvolle Zuordnungsaufgabe. Denn bezahlt wird im Resort an unzähligen Akzeptanzstellen, vom Parking über die Eintrittstickets, Restaurants und Souvenir-Shops bis zur Hotelrezeption und den Onlinebuchungsstrecken. Jede dieser Zahlungen muss dem richtigen Umsatz des richtigen Unternehmens am Standort Rust zugeordnet werden.
Vor der Einführung von ReconHub stimmte das Team diese Zahlungen manuell ab, mit der Buchhaltungssoftware und Excel. Das funktionierte, hatte aber eine strukturelle Grenze: Die Abstimmung lief nicht permanent. Sie fand zeitversetzt statt, oft so weit entfernt vom eigentlichen Zahlungsvorgang, dass Rückschlüsse und Korrekturen kaum noch möglich waren.
Mit dem Anspruch, die Finanzprozesse des wachsenden Resorts weiter zu professionalisieren, suchte das Team deshalb nach einer Lösung, die Abstimmung von der nachgelagerten Pflichtaufgabe zum laufenden Kontrollprozess macht.
Die zentrale Anforderung war nicht, einzelne Differenzen zu finden. Es ging darum, sie zu finden, solange sie noch etwas bedeuten. Eine Abweichung, die Wochen später auffällt, lässt sich buchhalterisch erfassen, aber ihre Ursache ist dann oft nicht mehr rekonstruierbar. Genau hier setzte der Europa-Park an: Die Abstimmung sollte so zeitnah erfolgen, dass Auffälligkeiten direkt geklärt und ihre Ursachen behoben werden können.
Erschwerend kam die Struktur des Standorts hinzu. Mehrere Unternehmen mit teilweise unterschiedlichen Geschäftsbereichen bedeuten unterschiedliche Datenquellen, Umsatzströme und Verantwortlichkeiten. Eine Lösung musste diese Organisationsstruktur sauber abbilden, ohne die Übersicht zu verlieren.
Auf ReconHub aufmerksam wurde der Europa-Park über den Vertrieb von Abrantix. Ausschlaggebend für die Entscheidung waren vier Punkte: Zeitersparnis durch die Entlastung wichtiger Ressourcen, Kostenersparnis, deutlich bessere Transparenz über alle Transaktionen und die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse.
Die Implementierung verlief nach Einschätzung des Teams sehr sauber und flüssig, begleitet von guten Schulungen und einem tiefgründigen fachlichen Austausch. Die größte Aufgabe im Projekt war der Aufbau des Organisationsbaums: Die Struktur aus mehreren Unternehmen und Geschäftsbereichen musste in ReconHub abgebildet und die passenden Abstimmungsregeln mussten ergründet werden. Diese Arbeit wurde gemeinsam mit ReconHub gut umgesetzt. Vorbereitende Infotermine und Schulungen sorgten dafür, dass das Team die neue Lösung von Anfang an annahm.
Nach drei Monaten war das Onboarding abgeschlossen. Die Integration in die bestehenden Systeme und Prozesse verlief aus Sicht des Teams unkompliziert und ohne größere Hürden.
Seit der Einführung von ReconHub stimmt der Europa-Park kontinuierlich und zeitnah ab. Die wichtigsten Effekte:
Problemfälle werden dem Team heute deutlich aufgezeigt, statt in der Masse der Transaktionen unterzugehen. Weil alle Informationen auf einer Plattform landen, hat sich auch die Überwachung und Kontrolle der Finanzdaten stark verbessert. Das wirkt bis in Revision und Compliance hinein: Das Team kann schneller und mit mehr Details in Feedbackloops und Kontrollen eintauchen. Am meisten schätzt der Europa-Park an ReconHub die Einfachheit und die Transparenz.
Die Zahlungsabstimmung ist beim Europa-Park heute kein rückblickender Pflichtprozess mehr, sondern ein laufendes Kontrollinstrument, das Ursachen sichtbar macht, bevor sie sich wiederholen. Auf dieser Basis entwickelt das Team seine Feedbackloops und Kontrollen kontinuierlich weiter, mit direktem Effekt auf Datenqualität, Revision und Produktqualität.