Fallstudie Volle Kontrolle, auch wenn das EVZ-Stadion ausverkauft ist

Das Unternehmen

Der EVZ ist der größte Eishockeyklub der Zentralschweiz. Mit 118 Festangestellten, 297 Teilzeitmitarbeitenden und 236 Ehrenamtlichen deckt die EVZ-Organisation ein breites Spektrum ab: von Profisport, Breitensport und Nachwuchsförderung über Gastronomie bis hin zu Ticketing und Eventmanagement. Hinter den Kulissen jedes Heimspiels laufen Dutzende Zahlungskanäle parallel: an Stadionverkäufen, in Restaurantbetrieben, an Eventverkaufspunkten sowie über den Online-Ticketshop.

Genau diese Komplexität stellt die EVZ Management AG vor Herausforderungen, die über das hinausgehen, womit ein klassischer Handelsbetrieb konfrontiert ist. Mehrere Rechtseinheiten, unterschiedliche Zahlungsmethoden, saisonale Lastspitzen und der Anspruch an lückenlose Nachvollziehbarkeit bis auf Outlet-Ebene machen eine professionelle Zahlungsabstimmung zur betrieblichen Notwendigkeit.

Die Ausgangssituation: Manuelle Abstimmung über mehrere Systeme und Gesellschaften

Bis zur Einführung von ReconHub wurde die Zahlungsabstimmung beim EVZ größtenteils manuell abgewickelt. Die Buchhaltung arbeitete mit Excel-Listen, ergänzt durch Exporte aus verschiedenen Vorsystemen: Transaktionsdaten aus Topas (Worldline), Swisscard-Reports sowie Auswertungen aus dem ERP-System ABACUS. Zum Einsatz kamen Zahlungsmethoden wie Kreditkarten, TWINT, Online-Zahlungsanbieter, Gutscheine, Lunch-Checks sowie das regionale Zahlungsmittel ProZug.

Mit wachsender Komplexität, mehr Standorten und einem stetig steigenden Volumen an bargeldlosen Zahlungen stiess der bisherige Ansatz jedoch an seine Grenzen.

Die Herausforderung: Ein Tool fällt weg, die Komplexität bleibt

Den entscheidenden Impuls für die Suche nach einer neuen Lösung gab eine externe Veränderung: Worldline kündigte an, das Tool Topas künftig nicht mehr zu unterstützen. Der Zeitdruck war real – eine zukunftsfähige Alternative musste her, und zwar eine, die nicht nur Topas ersetzt, sondern gleichzeitig die bestehenden Schwachstellen im Prozess adressiert.

Konkret stand der EVZ vor folgenden Herausforderungen: Der manuelle Aufwand für die monatliche Abstimmung war hoch und band interne Ressourcen. Unterschiedliche Datenquellen in Kombination mit einem sehr hohen Transaktionsvolumen erhöhten das Fehlerrisiko. Und die Transparenz über sämtliche Zahlungsströme über mehrere Gesellschaften, Zahlungsmethoden und Standorte hinweg liess sich mit dem bestehenden Setup kaum gewährleisten. Hinzu kam der Anspruch an Nachvollziehbarkeit bis auf Outlet-Stufe für die EVZ Gastro AG wie auch für die EVZ Sport AG.

Die Lösung: Zentralisierte Zahlungsabstimmung mit ReconHub

Den Kontakt zu ReconHub und Abrantix stellte der Acquirer-Berater von Worldline her, der ReconHub frühzeitig als geeignete Nachfolge-Lösung für Topas positionierte. Nach einer sorgfältigen Evaluation erwies sich ReconHub als die Lösung, die sämtliche fachlichen und organisatorischen Anforderungen erfüllte.

Heute nutzt der EVZ ReconHub als zentrales Werkzeug für die Zahlungsabstimmung über alle Standorte und Gesellschaften hinweg. Die Plattform führt sämtliche Datenquellen automatisiert zusammen, stimmt transaktionsgenau ab und stellt Abweichungen übersichtlich dar, sodass Differenzen bis auf Transaktionsebene analysiert werden können. Ein dedizierter Ansprechpartner bei Abrantix begleitete das Onboarding über fünf Monate strukturiert und planmäßig. Trotz der technischen Tiefe des Projekts wurde der EVZ optimal durch den Implementierungsprozess geführt.

Die Ergebnisse: Weniger Aufwand, mehr Transparenz, revisionssichere Abstimmung

ReconHub hat beim EVZ nicht nur Topas ersetzt, es hat den gesamten Abstimmungsprozess auf ein neues Niveau gehoben. Die Verbesserungen zeigen sich in drei Bereichen.

Was der EVZ mit ReconHub erreicht hat, lässt sich auf einen Nenner bringen: Die Zahlungsabstimmung ist vom notwendigen Übel zur verlässlichen Grundlage für finanzielle Transparenz geworden, spieltagsübergreifend, gesellschaftsübergreifend, revisionssicher.

 Photo Credits: zVg EVZ