Kunde: Transa Backpacking AG
Seit mehr als 45 Jahren ist Transa Travel & Outdoor das Kompetenzzentrum für hochwertige Reise- und Outdoorausrüstung. Transa lebt «Raus. Aber richtig.» und begleitet Menschen auf Reisen, Expeditionen und Abenteuern in der Natur – mit qualitativ hochwertiger Ausrüstung, fundierter Beratung und einem klaren Fokus auf Nachhaltigkeit.
Transa betreibt 11 Stores in der ganzen Schweiz, die weit mehr sind als klassische Verkaufsläden: Sie bieten Raum für Inspiration, persönliche Beratung durch erfahrene Outdoor-Spezialisten sowie Services wie Vermietung, Secondhand-Angebote und Reparaturen -auch in einem eigenen Reparatur-Werkstatt. Über den Onlineshop erschliesst Transa die ganze Schweiz.
Transa bietet Menschen, die unterwegs sind, die passende Ausrüstung für jede Jahreszeit, egal ob auf Velotouren mit Kindern oder einer Wanderung, Reisen oder im Alltag.
Ausgangslage: Umstellung des ERP-Systems
2024 wechselte Transa das ERP-System von Microsoft und NAV wurde durch Dynamics 365 Business Central abgelöst. Dadurch standen halbautomatisierte Prozesse, die zuvor in NAV verfügbar waren, nicht mehr zur Verfügung und der manuelle Aufwand hätte sich durch den Systemwechsel deutlich erhöht. Gleichzeitig nahm die Anzahl der Kreditkartentransaktionen im Onlineshop als auch im stationären Handel kontinuierlich zu.
Diese Ausgangslage wurde bewusst als Chance genutzt, um eine neue Lösung zu finden mit dem Ziel, einen möglichst hohen Automatisierungsgrad der Abstimmungsprozesse zu erreichen und eine zeitnahe Abstimmung der Transaktionen sicherzustellen. Dies ermöglicht Abweichungen und Fehler rasch und effizient zu identifizieren, um korrigierende Massnahmen ergreifen und interne Prozesse nachhaltig verbessern zu können.
Besonders herausfordernd waren die unterschiedlichen Anforderungen des stationären Handels und des Onlineshops. Im stationären Handel sind manuelle Korrekturen im Kassenprozess – etwa Stornos oder Korrekturen – fehleranfällig; hinzu kommen mögliche technische Ausfälle. Beides kann die Abstimmung der Zahlungen erschweren und dazu führen, dass Kasse, ERP und die tatsächlichen Kreditkartenzahlungen nicht gleich sind. Im Onlineshop besteht zwar ein hoher Automatisierungsgrad, bei Retouren oder stornierten Bestellungen sind jedoch weiterhin manuelle Prozessschritte erforderlich, wodurch es vereinzelt zu Unstimmigkeiten bei Zahlungstransaktionen kommen kann. Ohne eine Softwarelösung wäre der manuelle Aufwand und Prozessrisiken weiter gestiegen.
Lösung: Prozessoptimierung mithilfe von ReconHub
Transa war ein Schweizer Partner wichtig. Entscheidend waren kurze Abstimmungswege sowie Detailhandelserfahrung und eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Augenhöhe heisst, dass der Partner auch Prozesse hinterfragt und proaktiv Lösungen vorschlägt.
Ziel war eine technische Lösung, die state of the art ist und möglichst zu den bestehenden Prozessen im ERP passt. Wichtig waren zudem Datensicherheit, ein stabiler Betrieb sowie eine Lösung, die zukunftsfähig ist und kontinuierlich weiterentwickelt wird – unter Berücksichtigung von Erfahrungen der Kunden aus der täglichen Arbeit.
Abrantix ist, mit der Lösung ReconHub, der richtige Partner für Transa, denn die Standardlösung mit Anpassungen an die Buchungslogik hat es ermöglicht, rasch produktiv zu werden und gleichzeitig die bestehenden Abläufe kritisch zu hinterfragen.
Die externe Projektleitung unterstützt technisch und challenged die Abstimmungs- und Kontrollprozesse, um einfacher und standardisierter in die Zukunft zu gehen. Die monatliche Abstimmung als auch der Jahresabschluss konnten, trotz der Komplexität diverser Zahlungsmethoden, deutlich vereinfacht werden.
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, Effizienz und Kosteneinsparung
Mit der Einführung von ReconHub hat Transa die Zahlungsabstimmung auf ein neues Level gehoben. Mehr Transparenz und früh erkannte Abweichungen sorgen für sichere und effiziente Prozesse. Der deutlich reduzierte manuelle Aufwand spart Zeit und Kosten – und ein zuverlässiger, korrekt abgewickelter Zahlungsverkehr stärkt das Vertrauen der Kunden und führt so zu höherer Zufriedenheit.
Photo Credits: zVg. Transa Backpacking AG, Udo Sollberger
