Im digitalen Zahlungsverkehr sind Zahlkarten wie Kredit- und Debitkarten nicht mehr wegzudenken. Sie bieten Kunden bequeme Zahlungsmöglichkeiten und ermöglichen Unternehmen schnelle Umsatzrealisierungen. Doch hinter dem scheinbar reibungslosen Ablauf verbirgt sich ein unterschätztes Risiko: Die Abstimmung der Zahlkartenzahlungen innerhalb des Order-to-Cash-(O2C)-Prozesses. Besonders für Finanzverantwortliche wie Controller und CFOs lohnt sich ein genauer Blick – denn wer hier nicht hinschaut, läuft Gefahr, Transparenz und Effizienz im Finanzbereich zu verlieren.
Der O2C-Prozess: Von der Bestellung bis zur Zahlung – aber nicht immer synchron
Der klassische Order-to-Cash-Prozess umfasst sämtliche Schritte von der Auftragserfassung über die Lieferung und Rechnungsstellung bis hin zur Bezahlung und Verbuchung. Während viele Unternehmen den Fokus auf die Auftragserfassung und Rechnungsstellung legen, wird die Zahlungsabwicklung – insbesondere bei Kartenzahlungen – oft als rein technischer Schritt verstanden. Dabei ist gerade dieser Teil kritisch für die Korrektheit der Buchhaltung und das Forderungsmanagement.
Die Realität bei Zahlkarten: Kein eins-zu-eins-Verhältnis zwischen Verkauf und Geldeingang
Kartenzahlungen werden in der Regel durch sogenannte Zahlungsabwickler gesammelt und in Bündeln überwiesen. Hinzu kommen Gebührenabzüge, Auszahlungsverzögerungen und teilweise fehlerhafte oder unvollständige Verwendungszwecke. Die Folge: Die Überweisung eines Zahlungsabwicklers deckt nicht exakt die Einzeltransaktionen ab, wie sie im System verbucht wurden. Das führt zu Differenzen, offenen Posten und manuellem Abstimmungsaufwand.
Fehlende Transparenz und falsche Annahmen im Controlling
Viele Controlling-Abteilungen verlassen sich auf die Grundannahme, dass eine erfolgreiche Kartenzahlung automatisch einen korrekten Zahlungseingang zur Folge hat. In der Realität stimmen jedoch Umsatz- und Geldeingangsdaten oft nicht überein – teils um Tage verzögert, teils um Beträge gekürzt. Ohne detaillierte Abstimmung kann das Reporting fehlerhafte Cashflow-Daten liefern oder eine zu hohe Außenstandsdauer (DSO) anzeigen.
Relevanz für CFOs: Risiken für Abschluss, Audit und Steuerung
CFOs tragen die Verantwortung für valide Zahlen im Abschluss. Unklare oder falsch zugeordnete Kartenzahlungen gefährden diese Validität. Auch für externe Prüfer wird die Nachvollziehbarkeit komplex, wenn keine systematische Abstimmung erfolgt. In der Steuerung kann dies zu Fehlentscheidungen führen – etwa bei der Bewertung von Zahlungsmoral oder der Planung des Liquiditätsbedarfs.
Warum das Problem oft übersehen wird
Ein Grund liegt in der Prozessverantwortung: Die technische Abwicklung der Zahlungen liegt häufig beim IT- oder Operations-Team, während Finance nur die Ergebnisse sieht. Die fehlende Schnittstelle führt dazu, dass das eigentliche Problem der Zuordnung aus Sicht des Finanzbereichs unsichtbar bleibt. Auch ERP-Systeme bieten nicht immer eine geeignete Lösung, da viele auf klassische Rechnung-Zahlung-Logiken ausgelegt sind – nicht aber auf Payment-Bundles mit Gebührenabzügen.
Fazit
Die Abstimmung von Zahlkartenzahlungen ist ein kritischer, aber häufig vernachlässigter Bestandteil des O2C-Prozesses. Wer die Besonderheiten dieses Zahlungsweges nicht erkennt und adressiert, riskiert manuelle Aufwände, falsche Reports und potenzielle Reputationsschäden im Audit. Finanzabteilungen sollten sich bewusst machen, dass hier kein automatisierter Selbstläufer vorliegt – sondern ein Bereich, der aktives Management und klare Verantwortlichkeiten erfordert.
Überprüfe deine internen Abstimmungsprozesse rund um Kartenzahlungen:
- Gibt es eine vollständige Transparenz über Zahlungsflüsse von Zahlungsabwicklern?
- Werden Gebühren und Sammelbuchungen systematisch aufgebrochen?
- Besteht eine saubere Schnittstelle zwischen IT, Operations und Finance?
Falls nicht: Es ist Zeit, das Thema gezielt anzugehen – bevor es sich im Jahresabschluss bemerkbar macht. Spezialisierte Payment-Reconciliation-Lösungen wie ReconHub können helfen, Transparenz und Automatisierung in diesen oft übersehenen Prozess zu bringen.
